Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Penelitian

       Dalam sebuah organisasi khususnya dunia perkantoran, surat merupakan hal pokok yang menjadi alat yang menghubungkan suatu perusahaan untuk menjalin komunikasi antar dua pihak secara tidak langsung. Fungsinya sebagai sarana pemberitahuan, alat bukti tertulis, alat pengingat, dan pedoman kerja. Kegiatan persuratan pada suatu organisasi atau instansi adalah hal yang penting karena dapat menunjang berkembangnya organisasi atau instansi dari sisi administrasi. Kantor tanpa adanya surat, baik surat masuk maupun surat keluar artinya tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan. Surat yang diterima oleh perusahaan baik yang diterima melalui pos (kantor pos), maupun yang diterima melalui kurir (pengiriman surat) disebut surat masuk, sedangkan surat yang dikeluarkan perusahaan dan dikirim kepada pihak lain disebut surat keluar. Dengan adanya surat kini memudahkan proses transaksi pembelian dan penjualan dari berbagai pihak, dengan demikian keberadaan surat akan menjadi alat komunikasi tertulis yang akan tetap dipergunakan pada perusahaan baik pemerintahan maupun swasta.

       Pada hakekatnya penanganan surat khususnya surat masuk harus ditangani oleh orang yang professional dibidangnya demi kelancaran aliran surat-surat baik surat masuk maupun surat keluar dalam suatu instansi. Surat menyurat merupakan media komunikasi yang penting dalam pengambilan keputusan terhadap pencapaian tujuan organisasi. Disamping itu, prosedur penanganannya harus berdasarkan SOP (standar operational prosedur) yang ditetapkan oleh perusahaan yang bersangkutan. Selama ini, pada PT. Hexindo Adiperkasa cabang Makassar dalam penanganan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan prosedur–prosedur kerja manual yang cukup memakan waktu dan tenaga. Sehingga masih sering timbul permasalahan yang menyebabkan data sulit untuk dikelola dengan baik.

       Oleh karena itu, untuk memudahkan penanganan surat masuk dan surat keluar diperlukan adanya sistem yang terarah untuk mendukung pekerjaan yang efektif. Disamping itu, sebaiknya semua penerimaan surat masuk  ditangani oleh satu unit yaitu unit kearsipan. Hal tersebut biasa disebut sebagai kebijakan satu pintu, kebijakan semacam ini bukan hanya sekedar memudahkan pengelolaan tetapi juga memudahkan dalam hal penanganan surat masuk, yang suatu waktu dibutuhkan oleh bidang lain. Prosedur penanganan surat masuk yang meliputi: pengelompokan surat, membuka surat, pemeriksaan surat, pencatatan, dan pendistribusian surat. Sedangkan untuk surat keluar meliputi: pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengertian surat, pemberian nomor, penyusunan surat, pengiriman surat.

       Pada PT. Hexindo Adiperkasa. Tbk cabang Makassar pada bagian administrasi berhubungan dengan surat masuk dan surat keluar, proses yang diterapkan belum sesuai dengan prosedur yang berlaku. Sebab surat yang diterima perusahaan tidak dicatat pada buku agenda surat masuk, melainkan langsung diteruskan kepada pihak yang dituju dan kemudian diarsipkan.  Masalah ini ditemukan pada saat melakukan magang pada tanggal 20 Juli-23 September 2016.

       Berdasarkan latar belakang tersebut di atas maka ditetapkan judul “Prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar berdasarkan buku agenda  pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk. Cabang Makassar”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah tersebut di atas maka ditetapkan rumusan masalah sebagai berikut :

1.  Bagaimana prosedur penanganan surat masuk pada bagian administrasi PT. Hexindo Adiperkasa Tbk. Cabang Makassar?

2.  Apa kendala-kendala yang dihadapi dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk. Cabang Makassar?

C. Tujuan

Penelitian ini bertujuan untuk :

1.  Untuk mengetahui dan memberikan gambaran tentang prosedur penanganan surat masuk pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk  Cabang Makassar

2.  Untuk mengindetifikasi kendala-kendala yang dihadapi dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT. Hexindo Adiperkasa Cabang Makassar

D. Manfaat Penelitian

Penelitian ini bermanfaat untuk :

1.  Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada program studi Administrasi Bisnis konsentrasi Administrasi Perkantoran Politeknik Informatika Nasional Makassar.

2.  Sebagai bahan masukan pada PT. Hexindo Adiperkasa. Tbk cabang Makassar

3.  Sebagai bahan masukan bagi yang akan melaksanakan penelitian lanjutan.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Beberapa Pengertian

1.  Pengertian Prosedur

       Prosedur penting dimiliki bagi suatu organisasi agar segala sesuatu dapat dilakukan secara seragam. Pada akhirnya prosedur akan menjadi pedoman bagi suatu organisasi dalam menentukan aktivitas apa saja yang harus dilakukan untuk menjalankan suatu fungsi tertentu. Menurut Lilis Puspita dan Sri Dewi Anggadini (2011: 23) mengatakan sebagai berikut:

       “Serangkaian langkah atau kegiatan klerikal yang tersusun secara sistematis berdasarkan urutan-urutan yang terperinci dan harus diikuti untuk dapat menyelesaikan suatu permasalahan”.

       Menurut Mulyadi (2010: 5) mengemukakan bahwa:

       “Prosedur adalah urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang”.

       Berdasarkan pendapat dari beberapa ahli mengenai prosedur, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur adalah urutan dari serangkain kegiatan yang akan dilaksanakan yang melibatkan beberapa orang dalam departemen dalam transaksi perusahaan yang terjadi   secara berulang.

  

2.  Pengertian Penanganan Surat

       Penanganan surat adalah kegiatan pemrosesan surat yang dimulai dengan penerimaan surat masuk, kemudian penyelesaiannya sampai surat tersebut disimpan.

3.  Pengertian Surat

       Dalam suatu instansi selalu dibutuhkan suatu komunikasi yang bertujuan untuk menyampaikan satu informasi tanpa harus bertemu langsung dengan orang yang bersangkutan dengan cara diadakannya komunikasi tertulis yang disebut dengan surat.

       Surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari individu ke individu, dari instansi ke instansi, ataupun dari lembaga ke lembaga.

4.  Surat Masuk

Menurut  Wursanto (2006: 108) mengatakan bahwa:

       “Surat masuk adalah surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi)”.

5.    Surat Keluar

Menurut Wursanto (2006:144) mengemukakan bahwa:

       “surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain”.

B.  Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

1.  Prosedur Penanganan Surat Masuk

a.  Penerimaan

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor.

b.  Penyortiran surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas dan menyangkut kepentingan perusahaan dan organisasi maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

c.  Pencatatan Surat

Pencatatan dilakukan degan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas, biasa, penting atau rahasia.

d.  Pengarahan Surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggung jawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

e.  Penyampaian

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya dilembar disposisi, maka  surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis pada lembar disposisi.

f.   Penyimpanan Surat

Jika surat telah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan pada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu.

2.  Prosedur Penanganan Surat keluar

       Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:

a.  Pembuatan konsep surat

Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan seperti:

1)    Penetapan konsep tujuan

2)    Menyediakan informasi pelengkap yang dibutuhkan

3)    Mengetahui calon penerima surat

b.    Persetujuan konsep

Setealah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetjui oleh pihak yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat.

c.    Pemberian nomor surat

Konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor surat, salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan atau pemberian nomor surat hendaknya jelas, sederhana, dan mudah dimengerti. Nomor surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-nomor dan kode tertentu.

d.    Pengetikan konsep

Setelah surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini akan dilakukan biasanya akan dilakukan hal-hal berikut:

1)    Diteliti apakah semua persyaratan telah lengkap

2)    Dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan

3)    Memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi waktu.

e.    Penandatanganan surat

Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan. Surat tersebut siap untuk ditandatangani

f.     Pemberian cap stempel organisasi

Langkah berikunya adalah diberikan cap stempel organisasi yaitu disebelah kiri atas tanda tangan dan mengenai sedikit tanda tangan yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan.

g.    Pencatatan surat keluar

Langkah berikunya adalah pencatatan pada buku agenda surat keluar yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat dan keterangan.

C.   Fungsi Surat

       Ditinjau dari fungsinya surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi paling efisien, efektif, ekonomis dan praktis. Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan. Beberapa fungsi surat antara lain:

1.  Sebagai bukti tertulis karena surat merupakan sarana komunikasi secara tertulis yang dapat dijadikan bukti yang mempunyai kekuatan hukum

2.  Sebagai wakil lembaga atau pribadi dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.

3.  Sebagai pegangan untuk bertindak dan titik tolak untuk kegiatan

4.  Sebagai catatan atau dokumentasi historis dan bahan pengigat seseorang dalam kegiatan atau aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya.

D.   Peralatan dalam penanganan surat masuk dan surat keluar

a.  Peralatan untuk Surat Masuk

1.  Baki surat (tray)

Sebagai tempat penyimpanan berkas untuk sementara waktu.

2.  Buku agenda surat masuk

Sebuah buku untuk mencatat surat yang diterima perusahaan

3.  Alat tulis

4.  Alat pembuka surat

5.  Dapat beupa pisau, gunting atau dapat berupa yang elektrik dengan mesin pembuka surat.

6.  Lembar disposisi

Lembar isi ini untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola desentralisasi disposisi langsung pada suratnya.

7.  Ordner

Digunakan untuk mengarsipkan surat yang seketika dibutuhkan.

8.  Penunjuk (guide)

Guide mempunyai fungsi sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan didalam file.

9.  Lemari arsip

Untuk menyimpan ordner secara rapi dan disertai kode.

b.  Peralatan Untuk Surat Keluar

1.  Baki surat (tray)

Sebagai tempat penyimpanan berkas untuk sementara waktu,

2.  Buku agenda surat keluar

3.  sebelum surat dikirim melalui kurir ataupun kantor pos, semuanya harus dicatat dalam buku agenda surat keluar.

4.  Alat tulis

5.  Kertas dan amplop

6.  Stempel

E.