BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Administrasi pada hakikatnya dapat diartikan sebagai rangkaian kegiatan kerjasama manusia untuk mencapai suatu tujuan. Administrasi adalah upaya untuk mencapai tujuan yang efektif dan efesien dengan memanfaatkan orang-orang dalam suatu pola kerjasama. Efektif dalam arti hasil yang dicapai upaya itu sama dengan tujuan yang ditetapkan, sedangkan efesien berhubungan dengan penggunaan sumber dana dan daya waktu. Dari pengertian tersebut, bahwa administrasi adalah sebuah fenomena kerjasama sebagai objek kajian ilmu administrasi karena sering dijumpai dalam setiap aspek kehidupan manusia sehari-hari. Dengan perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan yang semakin canggih, tuntutan akan efesiensi dan efektivitas kerja yang semakin sulit, tuntutan akan kompleksitas kebutuhan manusia yang tinggi, mendorong masyarakat dan organisasi untuk melakukan kerja sama dengan berbagai sektor kegiatan.

Banyak orang yang beranggapan bahwa administrasi adalah juru ketik, tata usaha atau pekerjaan yang bersangkutan dengan tulis menulis, tapi pada hakikatnya peran utama sistem administrasi adalah untuk membantu memudahkan pelaksanaan pekerjaan pokok lainnya. Pada dasarnya sistem administrasi memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan, karena dapat membantu perusahaan dalam memberikan data/informasi yang diperlukan oleh pimpinan perusahaan dan memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan dalam pelaksanaan tugas selanjutnya. Seorang Admin yang kompeten sangat dibutuhkan di zaman modern seperti saat ini guna menunjang kualitas karyawan, kinerja dan produktivitas pegawai serta seni dan aspek lainnya

Dalam hal ini bagian administrasi yang terdapat pada perusahaan merupakan tongkat keberhasilan suatu perusahaan, karena pada bagian administrasi tugasnya mengelola semua yang menyangkut asset perusahaan, mencatat jumlah input dan output setiap harinya serta melaporkan masalah yang dihadapi dan berusaha untuk mencari jalan keluar guna mencapai efektivitas perusahaan. Dengan adanya aktivitas administrasi, maka suatu organisasi mempunyai pusat ingatan, dan sebagai sumber informasi yang akan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi perusahaan, dalam administrasi selain memutus suatu kegiatan juga perlu mengatur dalam pengelolaannya dengan tujuan supaya dokumen dan keperluan dalam administrasi dapat disajikan dengan tepat.

Dalam penerapan sistem perusahaan bagian administrasi adalah sebuah jabatan yang berada pada departemen khusus mengurusi fungsi-fungsi manajemen administrasi seperti fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pengkordinasiaan, dan fungsi evaluasi, namun jika pada perusahaan juga terdapat bagian lain seperti HRD, maka fungsi dari administrasi ini akan dibatasi terkait dengan job descripsionnya pada perusahaan. Seperti halnya dalam bidang lain seperti HRD dalam ilmu terapannya Human Resource Department yang biasa disebut sebagai “personalia” atau “kepegawaian” mengurus sumber daya manusia, penanganan masalah pada ruang lingkup pegawai dan pekerja lainnya merupakan peranan serta fungsi seorang Human Resource Department dan yang umum dilakukan adalah melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja (preparation and selection), pengembangan dan evaluasi karyawan (Development and Evaluation), dan pemberian gaji (kompensasi).

Setiap organisasi baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan memerlukan adanya pembagian tugas, pelimpahan wewenang sampai pada rincian tugas masing-masing pada perusahaan tersebut.

Dalam sebuah perusahaan Departemen Sumber Daya Manusia adalah salah satu posisi yang menjadi pilar kuat dalam menjaga keutuhan perusahaan, asset yang sangat penting dan harus dijaga demi performa adalah semua sumber daya yang ada di dalamnya. Keberhasilan dan kinerja seseorang dalam bidang pekerjaan banyak ditentukan oleh tingkat kompetensi, profesionalisme juga komitmen terhadap bidang yang ditekuninya.

Lingkungan kerja yang akhir-akhir ini terus mengalami perubahan dalam persaingan pasar bebas, menuntut suatu organisasi atau perusahaan untuk berpikir strategis, mampu menterjemahkan inputnya menjadi strategi yang efektif, hal ini sangat dibutuhkan untuk kelangsungan dan eksistensi organisasi yang bersangkutan. Pegawai atau tenaga kerja yang cakap, mampu dan terampil belum menjamin produktivitas kerja yang baik.

Produktivitas kerja karyawan menjadi perhatian dalam upaya untuk meningkatkan kinerja yang mempengaruhi tingkat dan efesiensi serta efektivitas organisasi, jika pada perusahaan pekerjaan yang meliputi wewenang HRD dan fungsi Sekretaris dirangkap oleh bagian lain seperti yang terjadi pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk cabang Makassar, bagian Administrasi merangkap tugas HRD sekaligus fungsi Sekretaris. Maka hal ini akan menghambat produktivitas kerja perusahaan, sebab tidak semua tugas-tugas yang dibebankan dapat terlaksana dengan baik dan lancar, sehingga banyak tugas yang mendesak yang harus di selesaikan namun pelaksanaannya menjadi tidak efektif. Berbicara tentang efektivitas kerja suatu organisasi atau perusahaan dikatakan tidak terlepas dari keterkaitannya dengan kondisi lingkungan kerja dan hubungan dengan para rekan kerja lainnya. Dalam organisasi pembagian tugas sudah seharusnya dilakukan agar efektivitas kerja dapat dicapai.

Semakin kompleksnya tugas dan tanggung jawab pimpinan maka sering kali kelancaraan tugas-tugas pimpinan tidak terlaksana dengan baik. Salah satu penyebabnya adalah kurang diperhatikannya tugas yang dianggap mudah yang sesungguhnya merupakan bagian dari tugas pimpinan, untuk itulah pimpinan perlu memberikan tanggung jawab kepada orang lain untuk memegang suatu jabatan sehingga dapat mengurangi pekerjaan pimpinan. Dalam hal ini, orang yang dapat membantu pimpinan yaitu sekretaris.

Berdasarkan hasil pengamatan selama melaksanakan magang, diperoleh informasi bahwa pada PT. Hexindo Adiperkasa tidak ada bagian khusus yang mengurusi fungsi Human Resource Department (HRD) sehingga Branch Admin yang menjalankan fungsi dan tanggung jawab layaknya seorang HRD. Masalah ini ditemukan pada saat melakukan magang pada tanggal 20 Juli sampai dengan 26 September 2016.

Dari informasi tersebut, penulis tertarik melakukan penelitian terkait dengan masalah yang ditemui pada perusahaan dan judul yang ditetapkan yaitu “Tinjauan Efektivitas Kerja Branch Admin Pada PT. Hexindo Adiperkasa, Tbk Cabang Makassar”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah tersebut di atas maka ditetapkan rumusan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana efektivitas kerja seorang Branch Admin sebagai HRD sekaligus sebagai Sekretaris pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk cabang Makassar?

2. Kendala-kendala apa yang dihadapi seorang Branch Admin sebagai HRD juga sebagai sekretaris?

C. Tujuan

Penelitian ini bertujuan untuk:

1. Untuk mengetahui dan memberikan gambaran tentang efektivitas kerja Branch Admin sebagai HRD dan Sekretaris.

2. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi seorang Branch Admin sebagai HRD juga sebagai Sekretaris.

D. Manfaat

Manfaat penelitian sebagai berikut:

1.Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Studi pada Program Studi D-3 Administrasi Bisnis, Konsentrasi Administrasi Perkantoran Politeknik Informatika Nasional Makassar

2. Sebagai bahan masukan pada PT. Hexindo Adiperkasa, Tbk Cabang Makassar tentang Efektivitas Kerja Branch Admin.

3. Sebagai bahan referensi bagi yang akan melaksanakan penelitian lanjutan.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN KERANGKA PIKIR

A. Tinjauan Pustaka

1. Pengertian Efektivitas, Branch Admin, HRD, dan Sekretaris

a. Efektivitas

Kata efektif berasal dari bahasa Inggris yaitu effective yang berarti berhasil dengan baik. Menurut Harbani Pasolong (2009:4), efektivitas pada dasarnya berasal dari kata “efek” dan digunakan istilah ini sebagai hubungan sebab akibat. Efektivitas dapat dipandang sebagai suatu sebab dari variabel lain. Efektivitas berarti bahwa tujuan yang telah di rencanakan sebelumnya dapat tercapai atau dengan kata lain sasaran tercapai karena adanya proses kegiatan.

Robbins, (2008: 29) memberikan defenisi efektivitas sebagai:

“Tingkat pencapaian organisasi dalam jangka pendek dan jangka panjang. Maksudnya adalah efektivitas merupakan suatu standar pengukuran untuk menggambarkan tingkat keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya”.

Priansa dan Agus (2013: 13-14) menguraikan bahwa ada empat faktor yang mempengaruhi organisasi harus mendapat perhatian yang serius apabila ingin mewujudkan organisasi yang efektif. Empat faktor yang mempengaruhi efektivitas, yaitu:

1) Karakteristik organisasi, Hubungan yang sifatnya relatif tetap seperti susunan sumber daya manusia yang terdapat dalam organisasi. Struktur merupakan cara yang unik menempatkan manusia dalam rangka menciptakan sebuah organisasi. Dalam struktur, manusia ditempatkan sebagai bagian dari suatu hubungan yang relatif tetap yang akan menentukan pola interaksi dan tingkah laku yang berorientasi pada tugas.

2) Karakteristik lingkungan, mencakup dua aspek. Aspek pertama adalah lingkungan ekstern yaitu lingkungan yang berada di luar batas organisasi yang sangat berpengaruh terhadap organisasi, terutama dalam pembuatan keputusan dan pengambilan tindakan. Aspek kedua adalah lingkungan intern yang dikenal sebagai iklim organisasi yaitu lingkungan yang secara keseluruhan dalam lingkungan organisasi.

3) Karakteristik pekerja, merupakan faktor yang paling berpengaruh terhadap efektivitas. Di dalam diri setiap individu akan ditemukan banyak perbedaan, akan tetapi kesadaran individu akan perbedaan itu sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

4) Karakteristik Manajemen, merupakan strategi dan mekanisme kerja yang dirancang untuk mengkondisikan semua hal yang di dalam organisasi sehingga efektivitas tercapai, kebijakan dan praktik manajemen merupakan alat bagi pimpinan untuk mengarahkan setiap kegiatan guna mencapai tujuan organisasi. Dalam melaksanakan kebijakan dan praktik manajemen harus memperhatikan manusia, tidak hanya mementingkan strategi dan mekanisme kerja saja. Mekanisme ini meliputi penyusunan tujuan strategis, pencarian dan pemanfaatan atas sumber daya, penciptaan lingkungan prestasi, proses komunikasi, kepemimpinan dan pengambilan keputusan, serta adaptasi terhadap perubahan lingkungan organisasi.

Berdasarkan pendekatan dalam efektivitas organisasi pada umumnya faktor yang mempengaruhi efektivitas antara lain:

1) Adanya tujuan yang jelas

2) Struktur organisasi

3) Adanya dukungan atau partisispasi masyarakat

4) Adanya sistem nilai

Menurut Robbins, (2006: 260) Indikator untuk mengukur efektivitas kerja karyawan secara individu ada enam indikator yaitu:

1) Kualitas

Kualitas kerja diukur dari persepsi karyawan terhadap kualitas pekerjaan yang dihasilkan serta kesempurnaan tugas terhadap keterampilan dan kemampuan karyawan

2) Kuantitas

Merupakan jumlah yang dihasilkan dinyatakan dalam istilah seperti jumlah unit dan jumlah siklus aktivitas yang diselesaikan.

3) Ketepatan waktu

Merupakan tingkat aktivitas diselesaikan pada awal waktu yang dinyatakan, dilihat dari sudut koordinasi dengan hasil output serta memaksimalkan waktu yang tersedia untuk aktivitas lain.

4) Efektivitas

Merupakan tingkat penggunaan sumber daya organisasi (tenaga, uang, teknologi, bahan baku) dimaksimalkan dengan maksud menaikkan hasil dari setiap unit dalam penggunaan sumber daya.

5) Kemandirian

Merupakan tingkat seorang karyawan yang nantinya akan dapat menjalankan fungsi kerjanya dan komitmen kerja. Merupakan suatu tingkat dimana karyawan mempunyai komitmen kerja dengan instansi dan tanggung jawab karyawan terhadap kantor.

Organisasi akan berjalan terarah jika memiliki tujuan yang jelas. Adanya tujuan akan memberikan motivasi untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Tujuan organisasi adalah memberikan pengarahan dengan cara menggambarkan keadaan yang akan datang, struktur dapat mempengaruhi efektivitas dikarenakan struktur yang menjalankan organisasi. Struktur yang baik adalah struktur yang kaya akan fungsi dan sederhana. Selanjutnya, tanpa ada dukungan dan partisispasi serta sistem nilai yang ada maka akan sulit untuk mewujudkan organisasi yang efektif.

b. Administrasi

Penggunaan istilah “Administrasi” di Indonesia dipengaruhi oleh dua bahasa yakni bahasa Belanda dan bahasa Inggris. Dari pengaruh-pengaruh tersebut sehingga proses Administarsi dapat diartikan sebagai keseluruhan aktivitas secara sadar yang dilakukan oleh orang-orang, baik sebagai perorangan maupun kelompok berdasarkan aturan-aturan yang telah ditentukan. Administrasi diartikan sebagai kelompok-kelompok orang secara khusus melakukan aktivitas dalam organisasi.

Menurut Brech dalam Mills, dkk (2007: 4) mendefenisikan bahwa:

“Administrasi sebagian dari proses manajemen yang berhubungan dengan instuisi dan pelaksanaan prosedur yang digunakan untuk menentukan dan mengkomunikasikan program, dan perkembangan kegiatan diatur dan di cek berdasarkan target rencana”.

Dalam arti sempit, administrasi merupakan suatu proses kegiatan yang terbatas pada kegiatan yang bersifat opersional saja dan kalau di Indonesia kita kenal dengan istilah “Tata Usaha”.

Menurut Siagian dalam Nawawi (2009: 33) bahwa: “Administrasi dalam arti sempit berkisar pada berbagai kegiatan ketatausahaan”.

1) Fungsi-fungsi Administrasi

Untuk mencapai efektivitas dan efesiensi yang tinggi, segala kegiatan dan tindakan harus dilaksanakan dengan pertimbangan dan perhitungan yang rasional. Guna menjamin dan menciptakan rasionalitas yang tinggi. Dengan adanya fungsi administrasi maka langkah dalam kegiatan tersebut dapat berjalan secara efektif.

Adapun fungsi administrasi adalah sebagai berikut:

a) Perencanaan (Planning)

Planning atau perencanaan juga merupakan klasifikasi pokok fungsi organik. Fungsi organik yang dimaksud adalah semua yang mutlak harus dijalankan oleh administrasi maupun manajemen. Ketidakmampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan perusahaan tersebut jalan ditempat.

b) Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokkan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang sedemikian rupa, sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

c) Pengendalian (Controling)

Pengendalian adalah fungsi yang mempunyai arti memantau aktivitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan.

d) Kepemimpinan (Leading)

Merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan pengaruh untuk memotivasi karyawan dengan ditinjau berdasarkan pekerjaannya.

c. Human Resource Department

HRD atau Human Resource Department adalah bagian atau Departemen dari perusahaan yang tugas utamanya mengelola sumber daya manusia di perusahaan, mulai dari tugas perencanaan yang sering disebut perencanaan SDM, Rekrutmen sering disebut rekrutmen dan seleksi, pengembangan sering disebut pelatihan dan pengembangan, manajemen kinerja sering disebut performance management, gaji disebut kompensasi dan benefit.

Menurut Wither dan Davis (dalam Sutrisno, 2012: 4) menyatakan bahwa: “Sumber daya manusia adalah pegawai yang siap, mampu, dan siaga dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi.”

Menurut Ndrha (dalam Sutrisno, 2012: 4) mengemukakan bahwa:

“Sumber daya manusia berkualitas tinggi adalah sumber daya yang mampu menciptakan bukan saja nilai kompratif tetapi juga nilai kompetitif-generatif-inovatif dengan menggunakan energi tertinggi seperti: intelligence, creativity, dan imagination, tidak lagi semata-mata menggunakan energi kasar seperti bahan mentah, lahan, tenaga otot dan sebagainya”.

Berdasarkan pendapat beberapa ahli di atas maka penulis mengambil kesimpulan bahwa Human Resource Department (HRD) adalah pegawai yang siap dan mampu bekerja secara efektif dan inovatif dalam pencapaian tujuan organisasi.

Sumber daya manusia adalah orang-orang yang merancang dan menghasilkan barang atau jasa, mengawasi mutu, memasarkan produk, mengalokasikan sumber daya finansial serta merumuskan seluruh strategi dan tujuan organisasi.

d. Sekretaris

Kata sekretaris berasal dari kata secretum yang berarti rahasia. Kata ini juga dikenal dalam bahasa Belanda secretaries, dan dalam bahasa Inggrisnya secretary.

Pengertian sekretaris menurut Saiman dalam Gie (2009: 25) menjelaskan: “Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaanya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.”

Selanjutnya Menurut Fowler dan Fowler dalam Nuraeni (2008: 2) mengemukakan: “Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah lain”.

1) Jenis Sekretaris

Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam yaitu:

a) Sekretaris Instansi (organisasi)

Yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan.

b) Sekretaris Pribadi

Yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.

2) Tugas-Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan ke dalam 8 macam yaitu sebagai berikut:

a) Tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadawal pimpinan.

b) Tugas Khusus

Yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado/cinderamata, mengurus perjalanan bisnis dinas pimpinan dan sebagainya.

c) Tugas Istimewa

Merupakan tugas yang menyangkut keperluan pimpinan seperti membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan, bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya, bersama-sama atau mewakili sesorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis, dan memeriksa hasil pengumpulan dana/uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan

d) Tugas Resepsionis

Selain mengurus segala keperluan pimpinan, sekretaris juga bertindak sebagai penerima tamu, menerima, menjawab serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, mecatat janji-janji dengan pimpinan dan menyusun acara kerja sehari-hari.

e) Tugas Keuangan

Yaitu tugas mengelola keuangan seperti menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya penyampaian/ penyimpanan uang di bank, membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan, mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil.

f) Tugas Sosial

Yaitu tugas amal dan kemasyarakatan biasanya seperti mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan dan menyumbang untuk amal dan bakti sosial.

g) Tugas Insidental

Yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan keadaan tertentu. Seperti menyiapkan agenda rapat, meyiapkan laporan, serta menyiapkan pidato atau pernyataan piminan, membuat ikhtisar dari berita-berita dan artikel serta media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan, mengoreksi bahan-bahan cetakan yang dikonsep pimpinan, mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

2. Peranan Administrasi, HRD dan Sekretaris

a. Peranan Administrasi

Pada hakikatnya perkembangan berbagai cabang ilmu pengetahuan terjadi sebagai tanggapan terhadap dinamika manusia. Pemahaman yang tepat tentang perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dan membenarkan pendapat tersebut. Peran utama sistem administrasi adalah untuk membantu memudahkan pelaksanaan tugas pekerjaan pokok lainnya. Pada dasarnya sistem administrasi memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan, karena dapat membantu perusahaan dalam memberikan data/informasi yang diperlukan oleh pimpinan perusahaan dan memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan dalam pelaksanaan tugas selanjutnya.

b. Peranan HRD

Sumber daya manusia adalah asset sebuah perusahaan. Dengan demikian, Human Resources Department adalah salah satu pilar yang penting dalam menunjang maju mundurnya sebuah perusahaan.

Peran departemen HRD dalam perusahaan antara lain melakukan:

1) Persiapan

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam hal persiapan, antara faktor internal dan faktor eksternal lainnya, faktor internal meliputi jumlah kebutuhan dalam persiapan untuk karyawan baru, struktur organisasi, departemen terkait, dan sebagainya. Sedangkan faktor eksternal dalam hal persiapan termasuk hukum ketenagakerjaan, pangsa kondisi tenaga kerja, dan sebagainya.

2) Rekrutmen Tenaga Kerja

Rekrutmen adalah salah satu proses untuk mencari calon atau karyawan yang dapat memenuhi kebutuhan sumber daya manusia dari organisasi atau perusahaan. Pada tahap HRD ini perlu menganalisis posisi yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan (job description) dan juga spesifikasi pekerjaan (job spesification). Perekrutan bertujuan untuk menyediakan sumber daya manusia yang cukup agar Manajer dapat memilih sumber daya yang memenuhi kualifikasi yang mereka perlukan. Agar hasil dari perekrutan dapat dikatakan berhasil atau efektif, maka terdapat empat indikator untuk menunjukkan efektifitas dari perekrutan SDM yaitu:

a) Jumlah (kuantitas pelamar mencukupi)

b) Kualitas pelamar menunjukkan persyaratan yang dibutuhkan

c) Biaya per pelamar yang direkrut

d) Waktu yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan yang kosong.

3) Seleksi Tenaga Kerja

Defenisi seleksi tenaga kerja adalah suatu proses yang dilakukan untuk menemukan pekerja yang tepat dari sekian banyak kandidat. Langkah yang diambil dalam proses seleksi tenaga kerja, yaitu melihat resume atau CV, melakukan seleksi awal berdasarkan CV pelamar, memanggil pelamar untuk tes wawancara, tes calon karyawan dengan tes tertulis, proses wawancara dan proses selanjutnya. Proses seleksi yang baik akan memberikan kontribusi yang besar terhadap perkembangan sebuah organisasi. Oleh karena itu seleksi harus didasarkan pada standar yang jelas.

4) Pengembangan dan Evaluasi Karyawan

Pengembangan adalah suatu proses pendidikan jangka panjang yang mempergunakan prosedur sistematis dan terorganisir dimana karyawan manajerial mempelajari pengetahuan konseptual dan teoritis guna mencapai tujuan umum.

Agar tenaga kerja atau karyawan dapat memberikan kontribusi optimal kepada perusahaan atau organisasi, maka harus menguasai tugas dan tanggung jawab. Proses pengembangan dan evaluasi karyawan dilakukan sebagai pembekalan agar tenaga kerja dapat lebih terkontrol dan ahli di bidangnya, serta meningkatkan kinerja yang ada.

5) Penyediaan Kompensasi dan Perlindungan Karyawan

Kompensasi adalah imbalan atau upah bagi karyawan secara teratur kontribusi organisasi atau perusahaan. Kompensasi harus sesuai dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada di lingkungan eksternal untuk menghindari masalah tenaga kerja atau yang akan membahayakan organisasi atau perusahaan. Kebijakan kompensasi organisasi biasanya menetapkan batasan upah atau gaji yang berbeda pada berbagai pekerjaan, biasanya kompensasi akan mempengaruhi minat pelamar untuk menjadi pegawai di sebuah organisasi.

c. Peranan Sekretaris

Sekretaris memegang peranan penting yang dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui pada bagian berikut:

1) Peranan Sekretaris terhadap Atasan:

Pimpinan organisasi sibuk dengan pekerjaan yang diembannya karena kesibukan tersebut, maka pimpinan organisasi perlu memiliki figur yang dapat membantu tugasnya, sekaligus dapat mendukung serta mengatur waktunya yang padat. Berikut adalah beberapa peran sekretaris terhadap atasan:

a) Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan

b) Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab

c) Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas

d) Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide

e) Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan.

2) Peranan Sekretaris terhadap Bawahan

a) Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place)

b) Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik

c) Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan

d) Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah

e) Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

f) Menggali informasi dari pegawai terkait dengan hal-hal yang menjadi kendala bagi pegawai untuk bekerja dengan baik.

3. Manajemen Sumber Daya Manusia dan Sasaran Manajemen

a. Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup perusahaan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi SDM adalah Departemen Sumber daya Manusia atau dalam bahasa inggris disebut HRD atau Human Resource Department.

Manajemen sumber daya manusia juga menyangkut cara-cara mendesain sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengelolaan karir, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan, dan hubungan ketenagakerjaan. Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua praktik manajemen yang dapat mempengaruhi secara langsung kepada organisasi. Manajemen sumber daya manusia terdiri dari serangkaian kebijakan yang terintegrasi tentang hubungan ketenagakerjaan yang mempengaruhi orang-orang dan organisasi selain itu, manajemen sumber daya manusia merupakan aktivitas yang dilaksanakan agar sumber daya manusia dalam organisasi dapat didayagunakan secara efektif dan efesien guna mencapai berbagai tujuan.

Aktivitas manajemen sumber daya manusia adalah kegiatan untuk menyediakan dan mempertahankan tenaga kerja yang efektif dan berkualitas bagi perusahaan. Aktivitas yang dilakukan diantaranya adalah:

1) Rekrutment

Rekrutmen adalah proses mendapatkan sejumlah calon tenaga kerja yang cocok untuk jabatan atau pekerjaan tertentu dalam suatu perusahaan. Tujuan dari rekrutmen adalah mendapatkan calon karyawan yang memungkinkan pihak manajemen (recruiter) untuk memilih atau menyeleksi calon sesuai kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Semakin banyak calon yang berhasil dikumpulkan maka akan semakin baik karena kemungkinan untuk mendapatkan calon terbaik semakin besar.

2) Seleksi

Pada dasarnya bertujuan untuk mendapatkan tenaga kerja yang memenuhi syarat dan memiliki kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Mengarah pada tujuan seleksi yang demikian itu, setiap perusahaan yang bersangkutan senantiasa akan berusaha dengan biaya serendah mungkin dengan menggunkan cara yang paling efesien, tetapi efektif. Kualifikasi yang menjadi dasar seleksi biasanya seperti keahlian, pengalaman, usia, jenis kelamin, pendidikan, kondisi fisik, penampilan, keterampilan, serta karakter.

Menurut Veithzal Rivai dalam edisi kedua Manajemen Sumber Daya Manusia dan Perusahaan (2012: 25) mengatakan bahwa:

“Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan salah satu bidang dari manajemen umum yang meliputi segi-segi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian”.

Selanjutnya Mangkunegara (2011: 2) mengungkapkan:

“Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan terhadap pengadaan, pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian, pemeliharaan, dan pemisahan tenaga kerja dalam rangka mencapai tujuan organisasi.”

Manajemen sumber daya manusia dapat didefenisikan pula sebagai suatu pengelolaan dan pendayagunaan sumber daya yang ada pada individu (pengawai). Pengelolaan dan pendayagunaan tersebut dikembangkan secara maksimal di dalam dunia kerja untuk mencapai tujuan organisasi dan pengembangan individu pegawai.

Dari defenisi tersebut diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa pengertian manajemen sumber daya manusia merupakan bidang dari manajemen umum perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan terhadap pengadaan, pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian, pemeliharaan, dan pemisahan tenaga kerja dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan, permasalahan yang dihadapi manajemen bukan hanya terdapat pada bahan mentah, alat-alat kerja, mesin-mesin produksi, uang dan lingkungan kerja saja, tetapi juga menyangkut karyawan (sumber daya manusia) yang mengelola faktor produksi tersebut. Namun, perlu di ingat bahwa sumber daya manusia, manusia sendiri sebagai faktor produksi yang merupakan masukan (input) yang diolah oleh perusahaan dan menghasilkan keluaran (output). Karyawan baru yang belum memiliki keterampilan dan keahlian dilatih sehingga menjadi karyawan yang terampil dan ahli. Apabila dilatih lebih lanjut serta diberikan pengalaman dan motivasi, dia akan menjadi karyawan yang matang. Pengolahan sumber daya manusia inilah yang disebut Manajemen SDM.

HRD dikatakan penting karena departemen tersebut tidak mengontrol banyak faktor yang membentuk andil SDM contohnya modal, bahan baku, dan prosedur. Departemen ini tidak memutuskan masalah strategi atau perlakuan supervisor terhadap karyawan, meskipun departemen tersebut jelas-jelas mempengaruhi kedua-duanya. Manajemen SDM mendorong para manajer dan tiap karyawannya untuk melaksanakan strategi yang telah diterapkan oleh perusahaan.

b. Sasaran Manajemen

1) Human Resources

Dalam setiap aktivitas manajemen yang dilakukan seharusnya selalu memperhatikan tentang potensi-potensi yang ada pada sumber daya manusia. Hal ini di sebabkan sumber daya manusia merupakan faktor yang paling penting dalam kegiatan manajemen. Tanpa adanya pengelolaan sumber daya manusia yang baik, maka dapat dipastikan kegiatan manajemen tidak dapat berjalan dengan maksimal. Sasaran terhadap sumber daya manusia, bentuk kegiatannya dapat berupa memimpin, memotivasi dan mengarahkan orang-orang agar aktivitasnya mengarah pada tujuan yang ingin dicapai.

2) Non Human Resources

Sasaran manajemen yang kedua adalah non human resources atau segala bentuk fasilitas yang ada untuk menunjang pencapaian tujuan manajemen. Bentuk kegiatan non human resources adalah mengadakan dan memelihara serta mengendalikan segala fasilitas yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan misalnya tempat, alat metode kerja dan sebagainya.

4. Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia

Tujuan manajemen Sumber Daya Manusia adalah memberikan kepada organisasi satuan kerja yang efektif, tujuan Manajemen SDM tidak hanya mencerminkan kehendak manajemen senior tetapi juga harus menyeimbangkan tantangan organisasi.

Empat (4) tujuan Manajemen sumber daya manusia sebagai berikut:

a. Tujuan Sosial

Tujuan sosial manajemen sumber daya manusia adalah agar organisasi atau perusahaan bertanggung jawab secara sosial dan etis terhadap keutuhan dan tantangan masyarakat dengan meminimalkan dampak negatifnya.

b. Tujuan Organisasional

Tujuan organisasional adalah sasaran formal yang dibuat untuk membantu organisasi mencapai tujuannya.

c. Tujuan Fungsional

Bertujuan untuk mempertahankan kontribusi departemen sumber daya manusia pada tingkat yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

d. Tujuan Individual

Tujuan individual adalah tujuan pribadi dari tiap anggota organisasi atau perusahaan yang hendak mencapai tujuan melalui aktivitasnya dalam organisasi.

5. Prinsip dan Jenis-jenis Pengembangan

a. Prinsip Pengembangan

Menurut Hasibuan, (2012: 72) prinsip pengembangan adalah peningkatan kualitas dan kemampuan karyawan dalam program pengembangan harus dituangkan sasaran, kebijaksanaan, prosedur, anggaran, peserta, kurikulum dan waktu pelaksanaannya. Program pengembangan harus berprinsipkan pada peningkatan efektivitas dan efesiensi kerja masing-masing karyawan pada jabatannya, program pengembangan suatu organisasi hendak diinformasikan secara terbuka kepada semua karyawan atau anggota supaya mereka mempersiapkan dirinya masing-masing.

b. Jenis-Jenis Pengembangan

Menurut Hasibuan, (2012: 72) jenis pengembangan di kelompokkan atas:

1) Pengembangan secara informal yaitu karyawan atas keinginan dan usaha sendiri melatih dan mengembangkan dirinya dengan mempelajari buku-buku literatur yang ada hubungannya dengan pekerjaan atau jabatanya, pengembangan secara informal menunjukkan bahwa karyawan tersebut berkeinginan keras untuk menuju dengan cara meningkatkan kemampuan kerjanya. Hal ini bermanfaat bagi perusahaan karena prestasi kerja karyawan semakin besar, disamping efesien dan produktivitasnya juga semakin baik.

2) Pengembangan secara formal yaitu karyawan yang di tugaskan perusahaan untuk mengikuti pendidikan atau latihan, baik yang dilakukan perusahaan maupun yang dilaksanakan oleh lembaga-lembaga pendidikan atau pelatihan. Pengembangan secara formal dilakukan perusahaan karena tuntutan pekerjaan saat ini atau masa yang akan datang, yang sifatnya nonkarir atau peningkatan karir seorang karyawan.

6. Tujuan Pengembangan

Menurut Hasibuan, (2012: 70) tujuan pengembangan pada hakikatnya menyangkut ha-hal berikut:

a. Produktivitas kerja

Dengan pengembangan, produktivitas kerja karyawan akan meningkatkan kualitas dan kuantitas produksi semakin baik, karena technical skill, human skill, managerial skill karyawan semakin baik.

b. Efesiensi

Pengembangan karyawan bertujuan untuk meningkatkan efesiensi tenaga, waktu dan bahan baku. Pemborosan berkurang, biaya produksi relatif kecil sehingga daya saing perusahaan semakin besar.

c. Kerusakan

Pengembangan karyawan bertujuan untuk mengurangi kerusakan barang, produksi dan mesin-mesin . karena karyawan semakin ahli dan terampil dalam melaksanakan pekerjaannya.

d. Kecelakaan

Pengembangan bertujuan untuk mengurangi tingkat kecelakaan karyawan, sehingga jumlah biaya pengobatan yang dikeluarkan perusahaan berkurang.

e. Pelayanan

Pengembangan bertujuan untuk meningkatkan pelayanan yang lebih baik dari karyawan kepada costumer perusahaan, karena pemberian pelayanan yang baik merupakan daya tarik yang sangat penting bagi rekan-rekan perusahaan bersangkutan.

f. Moral

Dengan pengembangan, moral karyawan akan lebih baik karena keahlian dan keterampilannya sesuai dengan pekerjaan sehingga mereka antusias untuk menyelesaikan pekerjaannya dengan baik.

g. Karir

Dengan pengembangan, kesempatan untuk meningkatkan karir karyawan semakin besar, karena keahlian, keterampilan, dan prestasi kerjanya lebih baik. Promosi biasanya didasarkan kepada keahlian dan prestasi kerja.

h. Konseptual

Dengan pengembangan, Manajer cakap dan cepat dalam mengambil keputusan yang lebih baik, karena technical skill, human skill, dan manajerial skill-nya lebih baik.

i. Kepemimpinan

Kepemimpinan seorang manajer akan lebih baik, human relations-nya lebih luwes, motivasi lebih terarah sehingga pembinaan kerjasama vertical dan horizontal semakin harmonis.

j. Balas Jasa

Dengan pengembangan, balas jasa (gaji, upah, insentif, dan benefits) karyawan akan meningkat karena prestasi kerja mereka semakin besar.

k. Konsumen

Pengembangan karyawan akan memberikan manfaat yang baik bagi masyarakat konsumen karena mereka akan memperoleh barang atau pelayanan yang lebih bermutu.

7. Masalah dan Tantangan Seorang HRD

Di lingkungan perusahaan, HRD merupakan sistem terbuka yang dipengaruhi oleh lingkungan tempat mereka berada. Dua dari banyak masalah lingkungan yang paling signifikan dihadapi oleh para Manajer/ pimpinan dan departemen HRD adalah masalah manajemen SDM internasional dan pemerintah.

a. Masalah eksternal

1) Keragaman budaya dan sikap

2) Keragaman melalui imigrasi dan migrasi

3) Keragaman dan profesional

b. Masalah-masalah pemerintah

c. Masalah-masalah ekonomi global

d. Masalah organisasi

e. Masalah-masalah professional

f. Masalah SDM internasional.

Di sisi lain, HRD juga bertanggung jawab terhadap pengelolaan karyawan, adapun kendala yang sering di hadapi departemen sumber daya manusia antara lain:

a. Pemeliharaan dan pengelolaan karyawan

Perusahaan bisa berjalan karena faktor karyawan dan prodktivitas berjalan, tanpa keduanya tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan akan berjalan kurang maksimal. Hubungan antara perusahaan dan karyawan pada akhirnya tidak hanya terkesan satu arah, namun berlaku timbal-balik.

Untuk mengatasi kesulitan dalam hal pemeliharaan dan pengelolaan ini, perusahaan bisa melakukan penanaman budaya khas perusahaan yang terkait peningkatan produktivitas. Budaya perusahaan ini penting, sebab beda tempat, beda pula budayanya. Selain budaya, HRD juga bisa melakukan pemberian intensif secara berkeadilan.

b. Produktivitas

Seperti yang telah disinggung di poin sebelumnya, produktivitas adalah salah satu faktor terpenting dalam perusahaan. HRD harus mampu menentukan level produktivitas karyawannya guna menentukan strategi serta alasan apabila produktivitasnya menurun. Permasalahan ini bisa diatasi dengan menggunakan software HRD yang terintegrasi dan mampu mencatat penilaian kerja karyawan. Cara ini akan sangat memudahkan dalam hal pemantauan produktivitas kerja.

c. Tingkat disiplin karyawan

Produktivitas membutuhkan kedisiplinan kerja. Dalam hal ini, kedisiplinan bisa berjalan ketika ada aturan yang jelas. Selain itu, pemantauan dalam bentuk pencatatan kinerja karyawan juga bisa membantu proses ini. Solusi yang bisa dilakukan tim HR adalah dengan menggunakan software yang bisa mencatat kehadiran serta terintegrasi ke smart card.

d. Payroll

Adalah suatu tugas krusial yang dilakukan oleh HRD adalah menghitung besaran gaji karyawan, termasuk di dalamnya bonus, intensif, pajak dan sebagainya yang diperoleh. Proses ini cenderung memakan waktu lama, apalagi jika jumlah karyawannya cukup banyak. Penggunaan software penghitung payroll yang terintegrasi bisa memangkas waktu yang biasanya digunakan untuk melakukan tugas ini.

e. Diskriminasi pada karyawan

Apa pun bentuknya, diskriminasi adalah permasalahan yang harus dihindari oleh perusahan. Baik itu antar karyawan maupun dari karyawan ke client. Perusahaan bisa mengatasi permasalahan ini dengan cara melakukan pemetaan demografis dan mencatat semua kejadian terkait. Hal ini akan mempermudah langkah perusahaan di waktu-waktu mendatang.

f. Cuti karyawan

Cuti memang menjadi salah satu hak karyawan. Oleh karena itu, perusahaan biasanya harus mengatur waktu cuti dengan cermat. Hal ini terkait dengan alur produktivitas agar tetap berjalan optimal.

g. Training karyawan

Training diperlukan guna meningkatkan kemampuan yang dimiliki dan dibutuhkan oleh karyawan. Training pun bertujuan supaya kinerja karyawan mengarah pada produktivitas. Untuk mempermudah hal ini, HR perlu merencanakan training bagi karyawan. Tentu saja HR harus menganalisis kebutuhan training serta melakukan cek dari training yang sudah dilakukan sebagai bahan evaluasi.

Selain masalah-masalah di atas juga terdapat tantangan dalam manajemen SDM yaitu:

a. Tantangan eksternal

Yang dimaksud dengan tantangan eksternal adalah berbagai hal yang pertumbuhan dan perkembangannya berada di luar kemampuan organisasi untuk mengendalikannya, akan tetapi harus diperhitungkan karena pertumbuhan dan perkembangan tersebut pasti berpengaruh, baik secara positif maupun negatif, terhadap organisasi.

Lingkungan eksternal yang sering di hadapi manajemen sumber daya manusia mencakup perubahan teknologi, pengaturan pemerintah, faktor sosial budaya, faktor politik, kondisi perekonomian, faktor geografis, demografi, kegiatan mitra dan pesaing.

b. Tantangan internal

Tantangan internal muncul karena adanya SDM yang mengejar pertimbangan diantaranya seperti financial, penjualan, keuangan, service, produksi, dan sebagainya.

B. Kerangka Pikir

PT. Hexindo Adiperkasa, Tbk. Cabang Makassar merupakan anak perusahaan yang berkantor pusat di Jakarta yang bergerak dibidang perdagangan dan penyewaan alat berat serta penyediaan pelayanan purna jual. Produktivitas karyawan menjadi perhatian dalam upaya untuk meningkatkan kinerja yang mempengaruhi tingkat dan efesiensi serta efektifitas organisasi. Pada perusahaan tidak ada bagian khusus yang mengurusi tugas HRD dan fungsi Sekretaris sehingga pekerjaan yang menyangkut tugas dan fungsi tersebut dikerjakan oleh bagian Branch Admin. Karena tidak adanya pembagian fungsi yang jelas Jika diukur menggunakan indikator yang dikemukakan oleh Robbins seperti melihat kualitas kerja, kuantitas, ketepatan waktu, efektivitas dan kemandirian. Maka dalam pekerjaan yang dilakukan Branch Admin dapat diketahui apakah telah berjalan efektif atau justru sebaliknya, dalam pelaksanaannya tersebut terdapat pula kendala-kendala yang sering dihadapi seorang Branch Admin.

Agar lebih jelasnya dapat dilihat pada kerangka pikir berikut ini.

Efektivitas kerja

Kualitas

EFektivitas

Kemandirian

Ketepatan Waktu

Kuantitas

Gambar 2.1 Kerangka Pikir

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Lokasi dan Waktu Penelitian

1. Lokasi Penelitian dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan pada PT. Hexindo Adiperkasa, Tbk Cabang Makassar yang beralamat di jalan Kima Raya kav 1A Kawasan Industri Makassar (KIMA). Penelitian ini dilakukan mulai dari bulan Maret sampai dengan bulan April 2017.

B. Jenis dan Sumber Penelitian

1. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kuantitatif. Yaitu Penelitian ilmiah yang sistematis terhadap bagian-bagian dan fenomena serta hubungan-hubungannya. Tujuan penelitian kuantitatif adalah mengembangkan dan menggunakan model matematis.

2. Sumber Penelitian

a. Data Primer

Data primer diperoleh melalui observasi dan wawancara yang berkaitan dengan efektivitas kerja Branch Admin sebagai HRD dan Sekretaris pada PT. Hexindo Adiperkasa, Tbk cabang Makassar.

b. Data Sekunder

Yaitu data yang bukan diusahakan sendiri pengumpulannya oleh peneliti. Data tersebut diperoleh melalui studi pustaka yang berkaitan dengan efektivitas kerja Branch Admin sebagai HRD dan Sekretaris.

C. Variabel dan Desain Penelitian

1. Variabel Penelitian

Efektivitas kerja Branch Admin sebagai HRD dan Sekretaris pada PT. Hexindo Adiperkasa, Tbk cabang Makassar.

2. Desain Penelitian

PT. Hexindo Adiperkasa, Tbk Cabang Makassar

Efektivitas kerja Branch Admin

D. Defenisi Operasional Variabel

Adapun defenisi operasional dalam penelitian ini adalah:

Efektivitas kerja Branch Admin yang dimaksud adalah tinjauan efektivitas kerja Branch Admin sebagai HRD dan Sekretaris pada PT. Hexindo Adiperkasa, Tbk cabang Makassar.

Dalam penelitian ini, penulis membatasi indikator efektivitas kerja karyawan yang diukur berdasarkan indikator menurut teori Robbins (2006: 260), yaitu:

1. Kualitas

Kualitas kerja diukur dari persepsi karyawan terhadap kualitas pekerjaan yang dihasilkan serta kesempurnaan tugas terhadap keterampilan dan kemampuan karyawan

2. Kuantitas

Merupakan jumlah yang dihasilkan dinyatakan dalam istilah seperti jumlah unit dan jumlah siklus aktivitas yang diselesaikan.

3. Ketepatan Waktu

Merupakan tingkat aktivitas diselesaikan pada awal waktu yang dinyatakan, dilihat dari sudut koordinasi dengan hasil output serta memaksimalkan waktu yang tersedia untuk aktivitas lain.

4. Efektivitas

Merupakan tingkat penggunaan sumber daya organisasi (tenaga, uang, teknologi, bahan baku) dimaksimalkan dengan maksud menaikkan hasil dari setiap unit dalam penggunaan sumber daya.

5. Kemandirian

E. Populasi dan Sampel

1. Populasi

Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh karyawan yang bekerja pada PT. Hexindo Adiperkasa, Tbk cabang Makassar.

2. Sampel

Teknik penarikan sampel yang digunakan adalah sampel jenuh. Adapun sampel yang diambil sebanyak 30 orang.

F. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini meliputi:

1. Studi kepustakaan

Buku-buku yang digunakan pada penelitian ini adalah buku, jurnal ilmiah, Tugas akhir dan segala sesuatu yang bermanfaat sebagai referensi dan literatur yang berkaitan dengan penelitian.

2. Studi lapangan

Studi lapangan yang dimaksud pada penelitian ini terdiri dari:

a. Observation (pengamatan)

Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan yang berhubungan dengan efektivitas kerja Branch Admin pada PT. Hexindo Adiperkasa, Tbk cabang Makassar.

b. Interview (wawancara)

Wawancara yaitu teknik pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara langsung kepada informan yang dianggap berwenang dan mampu memberikan data dan informasi berhubungan dengan efektivitas Kerja Branch Admin pada PT. Hexindo Adiperkasa, Tbk cabang Makassar. Adapun yang dijadikan informan adalah sebagai berikut:

1) Eduard Rompas (Branch Manajer)

2) Wastuty (Branch Admin)

c. Angket (Kuesioner)

Kuesioner atau angket adalah suatu teknik pengumpulan data dengan cara memberikan daftar pertanyaan kepada responden.

d. Dokumentasi

Pengambilan data melalui proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik itu bersifat tulisan, lisan ataupun gambar.

G. Teknik Analisis Data

Sesuai dengan tujuan penelitian ini, teknik analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif kuantitatif yaitu analisis data yang digunakan dengan mendeskripsikan atau menggambarkan data yang sudah terkumpul dengan menggunakan skala likert.

Skala likert ini digunakan untuk mendapatkan skor dengan kategori seperti dibawah ini:

Tabel 3.1: Skala Likert Digunakan Untuk Mendapatkan Skor Dengan Kategori

No.	Kategori	Bobot (Nilai)
1	Sangat Setuju	5
2	Setuju	4
3	Ragu-Ragu	3
4	Kurang Setuju	2
5	Tidak Setuju	1

Sumber: Sugiono 2013

Kategori dan skor tersebut di atas digunakan untuk mengukur indikator efektivitas kerja Branch Admin pada PT. Hexindo Adiperkasa, Tbka Cabang Makassar. Untuk mengatur skala likert dengan rumus sebagai berikut.

Tingkat Capaian = Jumlah hasil skor x 5

Jumlah Responden

Dasar interprestasi nilai rata-rata yang digunakan dalam penelitian ini, mengacu pada interprestasi skor yang digunakan oleh stemple, Jr, (2004) sebagaimana digambarkan pada tabel 3.2 berikut ini:

Tabel 3.2: .Dasar Interprestasi Nilai Rata-Rata Yang Digunakan Dalam Penelitian Ini

No.	Nilai Skor	Interprestasi
1	4,5 – 5,0	Sangat Setuju
2	3,5 – 4,4	Setuju
3	2,5 – 3,4	Ragu-Ragu
4	1,5 – 2,4	Kurang Setuju
5	1 – 1,4	Tidak Setuju

Sumber: Jr. Stemple 2004

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Lokasi Penelitian

1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Hexindo Adiperkasa didirikan pada bulan November 1998. PT. Hexindo memiliki visi Menjadi perusahaan kelas dunia dalam industri alat berat, pada bulan Februari tahun 1995 Hexindo mencatatkan namanya di Bursa Efek Jakarta dan berganti nama menjadi PT Hexindo Adiperkasa Tbk. Selama 23 tahun kiprah bisnisnya, Hexindo tumbuh agresif didukung berbagai langkah terobosan yang mengantarkan menjadi salah satu pebisnis alat berat yang sangat diperhitungkan kompetitornya di Indonesia.

Pencapaian prestasi kinerjanya dalam beberapa tahun terakhir makin cemerlang yang dibuktikan dengan peningkatan laba dan kenaikan harga saham yang sangat signifikan. Kini melalui satu kantor pusat yang berlokasi di Jakarta dan 41 kantor cabang dan project yang tersebar di pulau Jawa, Sumatera, Kalimantan, Sulawesi dan Papua, Hexindo siap melayani penyediaan alat berat secara menyeluruh (onestop services) yang didukung fasilitas, produk dan layanan purna jual yang lengkap termasuk pelayanan memuaskan yang siaga melayani selama 24 jam.

Pada tahun 1992, bersama Hitachi Construction Machinery Jepang bersama dua perusahaan Indonesia, PT. Hexindo membentuk perusahaan join venture, yakni PT Hitachi Construction Machinery Indonesia (HCMI). HCMI membentuk hydraulic excavator untuk memenuhi kebutuhan yang terus meningkat di dalam negeri dan pasar regional di Negara-negara ASEAN. HCMI juga membentuk

Sebagai Perusahaan pengadaan alat berat dan pemegang merek resmi untuk alat-alat berat dan suku cadang merek Hitachi di Indonesia, Hexindo bergerak pada kegiatan usaha seperti Penjualan alat-alat berat dan Penyewaan alat berat.

2. Visi dan Misi

a. Visi Perusahaan

Menjadi perusahaan kelas dunia dalam industri alat-alat berat di Indonesia dengan kualitas pelayanan terbaik bagi kepuasan semua pihak yang berkepentingan.

b. Misi Perusahaan

Berikut ini merupakan misi perusahaan untuk:

1) Menjadi mitra pelanggan yang paling dapat diandalkan dalam pengadaan alat-alat berat sekaligus menjadi ahli yang paling dapat dipercaya dalam memberikan solusi terbaik mengenai produk dan jasa

2) Meningkatkan kualitas kinerja para karyawan secara berkesinambungan dalam lingkungan kerja yang semakin kondusif, sekaligus membantu mereka mencapai kesejateraan.

3) Menghadirkan kebanggaan di mata dunia melalui kontribusi nyata bagi kesejahteraan umum, masyarakat dan bangsa

4) Menjamin imbalan keuangan yang pasti serta memastikan pertumbuhan yang terus meningkat bagi investasi para pemegang saham.

3. Bidang Usaha

Sebagai perusahaan pengadaan alat berat dan pemegang merek resmi untuk alat-alat berat dan suku cadang merek Hitachi di Indonesia, Hexindo bergerak pada kegiatan usaha :

a. Penjualan alat-alat berat dan penyewaan alat-alat berat

b. Dukungan suku cadang

c. Dukungan pelayanan dan kontrak pemeliharaan penuh

d. Remanufaktur

Hexindo makin unggul dan diperhitungkan karena komitmen dan keseriusannya dalam pengembangan produk, keahlian, infrastruktur, dan fasilitas pelayanan purna jual berstandar internasional yang menjamin kualitas alat dan pelayanan yang sesuai kebutuhan pelanggannya.

B. Penyajian Data Hasil Penelitian

PT. Hexindo Adiperkasa dalam salah satu pencapaian kerja dalam organisasi adalah berdasar pada pola hubungan serta lalu lintas wewenang dan tanggung jawab.

Struktur organisasi perusahaan merupakan suatu bagian yang menggambarkan tentang hubungan antara orang-orang yang menjalankan aktivitas dalam suatu organisasi termasuk hubungan antar masing-masing kegiatan atau fungsi. Oleh karena itu tidaklah berlebihan jika dikatakan bahwa struktur organisasi merupakan salah satu syarat pencapaian tujuan perusahaan.

Sebuah organisasi memerlukan adanya suatu gambaran secara sistematis agar bagian-bagian itu jelas hubungannya terutama dalam pembagian tugas dan tanggung jawab dengan anggapan adanya pembagian fungsi aktivitas dan perusahaan yang tepat. Dengan demikian struktur organisasi berikut ini akan memberikan gambaran tentang PT. Hexindo Adiperkasa, Tbk. cabang Makassar.

STRUKTUR ORGANISASI PT. HEXINDO ADIPERKASA Tbk

CABANG MAKASSAR

BM MAKASSAR

Eduard Rompas

CS Section Head

Riwanda Bangun

Branch Admin Section Head

Wastuty

Unit Head

Warehouse

GA Admin

Finance Admin

Sales Admin

Service

Admin

PSR

Technician

MSR

Part Counter

Gambar 4.1 Struktur Organisasi

1. Tugas dan Tanggung Jawab

a. Branch Manager

Tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

1) Membuat estimasi sales perbulan

2) Memantau kegiatan opersional harian

3) Mengurus surat-surat izin yang diperlukan bagi cabang perseroan

4) Mengurus masalah-masalah eksternal (hubungan luar) perusahaan khususnya hubungan dengan pemerintah

5) Memberikan contoh yang baik dalam kegiatan operasional sales dan marketing serta administrasi

b. CS Section Head

Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

1) Membuat rencana target penjualan parts dan service

2) Melakukan fungsi control pada kegiatan admin serta operasional parts dan service

3) Memfasilitasi bawahan untuk pengembangan diri

4) Membuat rencana anggaran investasi tools dan fasilitas pendukung.

c. Branch Admin Section Head

berikut ini merupakan spesifikasi jabatan Branch Admin Section Head:

1) Melakukan registrasi dan mengaupdate semua perizinan dan dokumen legal di cabang

2) Membantu HR di kantor pusat mengelola HR sistem dan laporan daftar hadir di cabang

3) Melakukan pengelolaan dan pengecekan atas semua fixed asset, fasilitas kantor dan perawatannya

4) Mengawasi, memonitor dan mereview serta melaporkan pekerjaan outsorcing.

d. Unit Head

Memiliki fungsi dan tanggung jawab penuh atas:

1) Berperan aktif menganalisa dan menindaklanjuti data mesin potensial

2) Melakukan verifikasi laporan analisa teknisi

3) Mengontrol keselamatan kerja dan peralatan yang dipakai oleh mekanik agar pekerjaan berjalan dengan baik

4) Membantu atasan langsung dalam rangka mencapai target sales service dan membantu kelancaran opersional

5) Mengatur pembagian kerja mekanik

e. Machine Sales Representive

Adapun spesifikasi jabatan Machine Sales Representive meliputi:

1) Memenuhi target penjualan alat berat yang telah ditentukan

2) Mengajukan penawaran dan kontrak yang menyangkut dengan penjualan

3) Membantu nasabah dalam hal negosiasi ke pihak Leasing atau Bank

4) Membuat dan menyiapkan data untuk proses Delivery Unit.

f. Service Admin

1) Menentukan job order yang diperuntukkan untuk Teknisi

2) Membuat part dokumen

3) Memeriksa deklarasi teknisi dan membuat invoice service

4) Membuat laopran aktivitas penjualan service dan part

g. Finance (Keuangan)

1) Mencatat pembukuan sehari-hari

2) Menyelenggarakan pembukuan keuangan

3) Menyusun laporan keuangan perusahaan

4) Bekerja dibawah koordinasi Manager.

h. Sales Admin

1) Menyusun arsip-arsip perusahaan

2) Membuat surat dan memberi nomor surat yang telah disetujui oleh Machine Sales Representive

3) Menyediakan seluruh fasilitas yang dibutuhkan oleh Machine Sales Representive.

i. Warehouseman

1) Memeriksa dan mengendalikan kegiatan administrasi dan personalia serta persediaan barang untuk bahan perencanaan

2) Memantau persediaan barang untuk bahan rencana pengadaan

3) Membuat laporan berkala sesuai bidang tugasnya.

j. Part Counter

1) Mengontrol persediaan suku cadang

2) Melayani permintaan customer pengadaan suku cadang

3) Melakukan Invoicing dan membuat sales report per bulan

k. General Affair

1) Membantu seluruh departemen demi kelancaran operasional cabang

2) Menangani dan memelihara asset perusahaan seperti kendaraan dinas, bangunan gedung dan lain-lain.

l. Technician

Berikut ini adalah job specification:

1) Melakukan perbaikan dan perawatan unit dengan jadual atau kerusakan sesuai Service Order

2) Melakukan proses Delivery Service Unit baru

3) memberikan penjelasan yang jelas kepada customer

4) Melaksanakan periodical service secara berkala pada unit baru sesuai dengan jadual.

2. Keadaan Pegawai

a. Keadaan Pegawai Berdasarkan Status

Keadaan pegawai pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk. Cabang Makassar terdapat dua golongan yakni pegawai tetap dan pegawai tidak tetap, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut ini:

Tabel 4.1: Keadaan Pegawai Berdasarkan Status

No	Status Pegawai		Total
	P Tetap	P tidak Tetap
1.	11 orang	19 orang	30 orang